JDG czy spółka? ZAW-FA: kiedy papier, kiedy online i czy w ogóle musisz to składać

KSeF przestaje być „kiedyś tam” i coraz częściej pojawia się bardzo konkretne pytanie: czy trzeba osobiście złożyć ZAW-FA w urzędzie skarbowym, czy da się to zrobić online. Dobra wiadomość: w wielu przypadkach nie musisz robić nic.

Jeśli masz JDG

Zwykle logujesz się do KSeF samodzielnie (Profil Zaufany lub e-dowód). W typowym scenariuszu ZAW-FA Cię nie dotyczy.

Jeśli masz spółkę / fundację / S.A.

Jeżeli nie masz kwalifikowanej pieczęci elektronicznej z NIP, często trzeba złożyć ZAW-FA, aby wskazać osobę obsługującą KSeF (np. prezesa, wspólnika, księgową).

Kiedy ZAW-FA trzeba złożyć papierowo

• osoba zgłaszana nie ma Profilu Zaufanego / e-podpisu
• e-Urząd Skarbowy / ePUAP nie przepuszcza wysyłki
• urząd wymaga wersji papierowej (zdarza się w praktyce)

Kiedy da się złożyć online

Zwykle online złożysz ZAW-FA, jeśli masz Profil Zaufany / e-podpis i działasz jako: prezes, wspólnik, pełnomocnik — oraz system „przepuści” Twoją ścieżkę.

Linki

• Formularz online: https://ksef.podatki.gov.pl/formularz/
• ZAW-FA PDF do druku: https://www.podatki.gov.pl/media/0pqh102d/zaw-fa-02-08.pdf

Terminy

• do 31 stycznia 2026 r. – większość spółek
• do 31 marca 2026 r. – duże firmy